Arsip: Pengertian, Fungsi, dan Jenis

Table of Contents

Pengertian, Fungsi, dan Jenis. Arsip merupakan segalanya yang termaktub, memiliki gambar, dan terdokumentasikan yang mengandung klarifikasi dalam bentuk penjelasan tentang suatu perihal ataupun keterangan berupa informasi dari suatu kejadian yang diaplikasikan untuk mengakomodasi memori dan juga bisa dijadikan petunjuk.

 

Berbagai barang yang bisa diklasifikasikan sebagai arsip, diantaranya lembar isian berupa formulir, kartu identitas layaknya Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu BPJS, Surat Izin Mengemudi (SIM), Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK), Ijazah, slip gaji, buku pelajaran dan berkas lainnya yang penting. Segenap barang tersebut bisa diklasifikasikan menjadi arsip sebab mempunyai peran sebagai mengingat akan sesuatu hal. Atas dasar itulah, suatu barang dapat dinyatakan sebagai arsip jika memadai sesuai ketentuan berbagai syarat, di antaranya merupakan himpunan data atau surat, mempunyai nilai kegunaan, didokumentasikan searah dengan sistem yang telah ditentukan, dan juga ditemukan dengan cara tepat dan tentunya tidak lambat.

 

A.    Pengertian Arsip

Berikut ini pengertian arsip menurut ahli antara lain.

• Menurut Sir Hilary Jenkinson, arsip adalah berkas berupa dokumen yang tersusun atau diaplikasikan dalam jangka waktu transaksi secara administrasi dan manajerial berkaitan dengan pemerintah maupun swasta yang terbentuk sebagian dan selanjutnya dipertahankan serta dipelihara di spot preservasi untuk informasi mereka oleh pihak yang memiliki tanggung jawab terhadap transaksi tersebut dan substitusinya yang legal.
• Menurut Eugenio Casanova, arsip adalah tindakan menambahkan secara sistematis berbagai dokumen yang dibuat selama aktivitasnya oleh suatu organisasi atau personal, dipertahankan dan dipelihara untuk penyelenggaraan orientasi politik, hukum atau budaya oleh organisasi yang bersifat personal tersebut.
• Menurut Adolf Brenneke, arsip adalah semua dari berbagai kertas dan berbagai dokumen yang lahir dari aktivitas resmi atau dagang dari suatu lembaga atau institusi hukum yang ditujukan untuk proses memelihara tergolong kekal di tempat yang telah ditentukan sebagai asal usul dan aktualitas berupa bukti di masa lalu.
• Menurut The Liang Gie, arsip adalah himpunan dari berbagai surat yang didokumentasikan secara sistematis, terdapat maksud, sebab memiliki sesuatu kepentingan supaya setiap saat dibutuhkan bisa lekas ditemukan lagi.
  

 

Selain itu, terdapat pula pengertian arsip menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 tahun 2009 mengenai Kearsipan (Republik Indonesia, 2009) yakni.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakat, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

B.    Fungsi Arsip

Berikut ini fungsi arsip antara lain.

• Sebagai telaah eksperimen sebab arsip tergolong data atau aktualitas berupa fakta yang absah untuk dibuat menjadi landasan paham suatu penelitian.
• Sebagai ukuran keterangan berupa info dalam mekanisme ke arah penetapan kebijakan yang berhubungan dengan khalayak ramai dan mesti mencermati kontinuitas dan dinamika.
• Sebagai representasi kejadian waktu dulu sebab di dalam arsip terdokumentasi sejumlah informasi kejadian waktu dulu dan bisa dipakai sebagai fakta sejarah.
• Sebagai indikator aktivitas suatu lembaga menyadari bahwa masing-masing aktivitas kebanyakan mendatangkan hasil berupa arsip.
• Sebagai fakta yang dalam bentuk bukti tertulis, yakni arsip bisa diaplikasikan untuk memperlihatkan bukti suatu perihal.
  

 

C.    Jenis Arsip

Berikut ini beberapa jenis arsip, antara lain.

1.    Arsip Menurut Subjek

Berikut ini jenis arsip menurut subjek diantaranya.

• Arsip keuangan. Arsip keuangan adalah jenis arsip yang berkaitan dengan persoalan finansial layaknya laporan keuangan, warkat instruksi berisikan perintah membayar tunai, surat permohonan penagihan, dan perincian gaji.
• Arsip kepegawaian. Arsip kepegawaian adalah jenis arsip yang berkaitan dengan persoalan administrasi karyawan layaknya perincian riwayat hidup karyawan dan ketidakhadiran karyawan.
• Arsip pemasaran. Arsip pemasaran adalah jenis arsip yang berkaitan dengan berbagai persoalan mekanisme penjualan layaknya surat negosiasi penawaran, surat order pesanan, perincian harga barang, surat permintaan keperluan produk.
• Arsip pendidikan. Arsip pendidikan adalah jenis arsip yang berkaitan dengan berbagai persoalan pendidikan dan pengajaran, agenda pendidikan , unit pelajaran, Garis-Garis Besar Program Pengajaran (GBPP), perincian absensi peserta didik dan tenaga pendidik.
  

2.    Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya

Berikut ini jenis arsip menurut bentuk dan wujudnya diantaranya.

• Surat. Masing-masing lembar halaman yang memuat keterangan berupa informasi yang memiliki manfaat bagi pelaksanaan kegiatan organisasi layaknya dokumen perjanjian atau persetujuan, akta pembentukan perusahaan, catatan rapat, tanda pembayaran berupa kuitansi, dokumen berita acara, tanda pengenal pegawai dalam bentuk kartu pegawai dan nota penjualan.
• Mikro Film. Film yang berisi salinan dalam bentuk rekaman materi tertulis, tertulis, tergambar dalam dimensi ukuran yang begitu kecil untuk memberikan kemudahan dalam proses menyimpan dan proses menggunakan.
• Pita Rekaman.
• Piringan Hitam.
  

3.    Arsip Menurut Sifat Kepentinganya

Berikut ini jenis arsip menurut sifat kepentingan diantaranya.

• Arsip Non Essensial. Arsip Non Essensial adalah dokumen berupa arsip yang tidak membutuhkan proses dalam mengelola dan tidak memiliki korelasi dengan berbagai hal yang relevan maka dari itu tidak perlu didokumentasikan dalam jangka waktu yang sangat lama atau tidak substansial layaknya kartu undangan, pemberitahuan hari libur, catatan atau memo mengenai berbagai perihal yang tidak serius dan lain sebagainya.
• Arsip yang Dibutuhkan. Arsip yang Dibutuhkan adalah arsip yang masih memiliki nilai manfaat, namun karakteristiknya sementara dan terkadang masih dipakai atau diperlukan, pada umumnya arsip ini tetap tersimpan antara 2 atau 3 tahun. Contoh diantaranya, surat perintah jalan, Surat informasi berupa keterangan karyawan, surat telegram, dan lain sebagainya.
• Arsip Penting. Arsip Penting adalah arsip yang memiliki kekuatan hukum, pendidikan, finansial, pengarsipan, histori dan lain sebagainya. Jika arsip tersebut lenyap atau hilang oleh karena itu sukar untuk mencari substitusinya sebab masih dibutuhkan atau dipakai dalam mengakomodasi kelangsungan pekerjaan. Contoh diantaranya, surat dekrit yang berhubungan dengan pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, perincian sensus karyawan, laporan keuangan, catatan laporan mengenai pemeriksaan keuangan, dan lain sebagainya.
• Arsip Vital. Arsip Vital adalah arsip yang memiliki karakteristik persisten, konstan, permanen dan tersimpan untuk sepanjang masa. Contoh diantaranya, akta pembentukan perusahaan, perincian perolehan berupa hasil ujian dinas, perincian perolehan berupa hasil ujian kenaikan pangkat pegawai, berbagai dokumen mengenai hak milik suatu tanah atau gedung, dan lain sebagainya.
  

4.    Arsip menurut Fungsinya

Berikut ini jenis arsip menurut fungsinya diantaranya.

• Arsip Dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang tetap dipakai secara serta merta dalam aktivitas keseharian pada perkantoran. Arsip ini diklasifikasikan lagi menjadi 3 jenis yakni. (1) Arsip aktif merupakan berkas berbentuk arsip yang kerap kali dipakai untuk kegiatan kerja. (2) Arsip semi aktif merupakan berkas berbentuk arsip yang keseringan pemakaiannya sudah mulai merosot. (3) Arsip in-aktif merupakan berkas berbentuk arsip yang minim sekali dipakai dalam mekanisme rutinitas pekerjaan.
• Arsip Statis. Arsip statis adalah dokumen berbentuk arsip yang sudah tidak dipakai secara serta merta dalam aktivitas keseharian perkantoran.
  

5.    Arsip menurut Nilai Guna

Berikut ini jenis arsip menurut nilai guna diantaranya.

• Nilai Guna Primer. Nilai guna primer adalah taraf arsip yang dilandaskan pada pemakaian untuk relevansi organisasi atau lembaga pembuat atau yang mengeluarkan hasil dalam bentuk arsip.
• Nilai Guna Sekunder. Nilai guna sekunder adalah taraf arsip yang dilandaskan pada pemakaian arsip selaku relevansi organisasi atau lembaga lain atau relevansi khalayak ramai di luar lembaga pembuat arsip, dan fungsionalitasnya sebagai materi informasi berupa bukti akuntabilitas kepada khalayak ramai dan akuntabilitas nasional.
  

 

Demikian penjelasan arsip: pengertian, fungsi, dan jenis. Semoga bermanfaat untuk semua yang membaca postingan ini.

 

Referensi:
 

Hendrawan, Muhammad Rosyihan., Ulum, Mochamad Chazienul. 2017. Pengantar Kearsipan Dari Isu Kebijakan ke Manajemen. UB Press. Malang.
 

Puspitasari, Fiki. 2010. Mengelola Sistem Kearsipan. CV. Kompetensi Terapan Sinergi Pustaka. Bantul.