Pekerjaan Kantor: Pengertian, Fungsi, Ciri-Ciri, dan Jenis-Jenisnya

Table of Contents

Pekerjaan kantor adalah aktivitas kerja sebagai pendukung tugas penting atau pokok yang berhubungan dengan pekerjaan dibidang menulis maupun mencatat yang berkaitan dengan jasa layanan. Dengan demikian, pekerjaan kantor berhubungan dengan aktivitas Tata Usaha (TU) yang dilangsungkan di setiap lembaga atau perusahaan, urutannya mencakup atasan tertinggi hingga level terendah. Peranan dari pekerjaan kantor pada hakikatnya ialah memberikan akomodasi informasi dan proses dalam merekam sesuatu.

Masing-masing kantor maupun organisasi tentunya mempunyai kegiatan dan aktivitas untuk mencapai tujuan secara kolektif. Kegiatan yang  terdapat di lingkup kantor tersebut yang dikenal sebagai pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor penting dikerjakan dalam rangka membantu berbagai kewajiban berupa tugas utama suatu perusahaan supaya didapatkan profit semaksimal mungkin.

 

A.    Pengertian Pekerjaan Kantor

Berikut ini beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut ahli antara lain.

• Menurut George R Terry, pekerjaan kantor adalah suatu hal yang mencakup proses dalam menyampaikan keterangan berupa informasi secara verbal dan proses dalam membuat warkat tertulis atau laporan sebagai upaya untuk melakukan ringkasan hal-hal yang dibutuhkan dengan cepat dalam rangka menyediakan suatu fakta aktualitas bagi langkah kepemimpinan.
• Menurut William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson, pekerjaan kantor adalah suatu hal yang awalnya berhubungan dengan berbagai warkat dari badan usaha yang terkait lalu penggunaan berbagai warkat dan pemeliharaanya untuk digunakan dalam rangka melakukan pencarian informasi di kemudian hari.

 

B.    Fungsi Pekerjaan Kantor

Berikut ini beberapa fungsi pekerjaan kantor antara lain.

• Dukungan untuk Atasan. Pekerjaan kantor mencakup dari berbagai aktivitas yang menunjang atasan dalam melakukan perencanaan dan mengontrol aktivitas organisasi agar supaya bisa mengambil hasil pertimbangan berupa keputusan dan langkah yang cermat pada target.
• Jasa layanan bagi Masyarakat. Pekerjaan kantor selain termasuk aktivitas yang berfungsi menunjang atasan dalam mengambil keputusan. Aktivitas lain yang sama relevannya ialah memberikan pelayanan pada semua aktivitas operatif tentunya berkaitan dengan berbagai tugas utama kantor entah itu yang memiliki karakteristik intern maupun ekstern.
• Melakukan pelayanan dalam penerapan pekerjaan operasional, untuk menunjang pelakasanaan pekerjaan utama dalam meraih target organisasi.
• Melakukan penyediaan keterangan untuk atasan organisasi dalam rangka menetapkan hasil pertimbangan berupa keputusan atau melakukan langkah yang cermat.
• Mengakomodasi dalam melangsungkan aktivitas dan kemajuan organisasi sebagai suatu totalitas.

 

C.    Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

Berikut ini sejumlah ciri-ciri pekerjaan kantor antara lain.

1.    Berkarakteristik Pelayanan

Pekerjaan kantor memiliki karakteristik melayani pemangku pekerjaan operasional yang berkaitan dengan tugas-tugas utama kantor dalam pencapaian sasaran organisasi.

2.    Terbuka dan Luas

Pekerjaan kantor memiliki ciri-ciri yang jasa pelayanannya terbuka dan luas terhadap segenap pekerjaan operatif pada lingkup organisasi.

3.    Dikerjakan oleh Segenap Pihak pada Lingkup Organisasi

Sebagai dampak tersebarnya pekerjaan kantor ke semua sektor organisasi, tentunya pekerjaan tersebut akan dikerjakan oleh segenap individu yang terdapat pada lingkup organisasi yang bersangkutan. Meskipun pekerjaan kantor mampu menjadi kewajiban sekelompok karyawan contohnya bagian tata usaha, namun pekerjaan itu sendiri akan membuatnya jadi suatu monopoli kelompok karyawan tersebut. Pekerjaan kantor akan dilangsungkan oleh pemangku kepentingan layaknya pimpinan tertinggi (dengan catatan tidak melakukan perubahan kedudukannya) hingga karyawan yang paling rendah.
 

D.    Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

Berikut ini beberapa jenis pekerjaan kantor antara lain.

1.    Menghimpun atau Mengumpulkan

Menhimpun atau mengumpulkan adalah aktivitas dalam melakukan pencarian dan mengupayakan adanya segenap informasi berupa keterangan yang sebelum itu belum ada atau berantakan di mana-mana. Misalnya, melakukan pengumpulan data, mencari informasi, membuat klipinh, dan melakukan penghimpunan berita lalu menyusunnya.

2.    Mencatat

Mencatat adalah aktivitas dalam tulis menulis mengenai berbagai data yang dibutuhkan agar dapat terwujud tulisan yang mempunyai makna, bisa dikirim dan disimpan. Misalnya, melakukan pembuatan surat, notula, mencatat program, dan membuay tulisan di media-media.

3.    Mengolah

Mengolah adalah aktivitas dalam melakukan pengolahan data maupun informasi dengan mekanisme dan instrumen yang telah ditentukan agar terbentuk laporan yang lebih bermanfaat. Misalnya, melakukan pembuatan rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, dan membuat laporan keuangan.

4.    Menggandakan

Menggandakan merupakan aktivitas dalam menambah dan memperbanyak keterangan berupa informasi dengan mekanisme-mekanisme dan instrumen, sebanyak jumlah yang dibutuhkan. Misalnya memfoto kopi, melakukan pencetakan informasi dengan alat printer atau risograph.

5.    Menyimpan

Menyimpan merupakan aktivitas dalam meletakkan informasi dengan mekanisme-mekanisme dan instrumen di lokasi yang telah ditentukan supaya terstruktur dan aman.

6.    Mengirim

Mengirim adalah aktivitas dalam memberikan sesuatu keterangan berupa informasi atau pesan dengan mekanisme-mekanisme dan instrumen sebagai contohyan dengan sarana perantaraan layaknya pos atau agen dari satu pihak kepada pihak lain. Misalnya melakukan pengiriman surat melalui pos, faksimile, email dan menyalurkan informasi.

Demikian penjelasan pekerjaan kantor: pengertian, fungsi, ciri-ciri, dan jenis-jenisnya. Semoga bermanfaat untuk semua yang membaca postingan ini.

 

Referensi:
 

Eli, Muh. Nur. 2021. Prinsip-Prinsip Administrasi Perkantoran. CV Graha Mulia Utama. Bandung.