Komunikasi Bisnis: Pengertian, Fungsi, dan Ruang Lingkup

• menit membaca

Daftar Isi

Komunikasi bisnis merupakan komunikasi yang dipakai dalam ranah bisnis dan meliputi macam-macam bentuk komunikasi, entah itu komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

Tujuan dari komunikasi bisnis ialah untuk menaikkan tingkat implementasi bisnis dan memperkecil kesalahan di dalam bisnis. Perlu diketahui bahwa komunikasi bisnis termasuk dalam kelompok ilmu terapan. Keutamaan dari komunikasi yang tepat sasaran tidak dapat dianggap remeh, lantaran dapat memberikan pengaruh pada kesuksesan suatu organisasi dalam mencapai tujuan bisnisnya.

A. Pengertian Komunikasi Bisnis

Berikut ini beberapa pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli antara lain.

Menurut Paul G. Swiercz dan Sandra L. Fielden, komunikasi bisnis adalah rangkaian mekanisme saling bertukar informasi dan ide antara seseorang dan kelompok pada lingkup organisasi dengan sasaran mencapai kesepakatan serta memberikan pengaruh pada tingkah laku orang lain.
Menurut Lesikar, Flatley, dan Rentz, komunikasi bisnis adalah langkah-langkah penyampaian informasi dan pemahaman antara seseorang dan kelompok pada lingkup organisasi dengan menerapkan berbagai simbol verbal maupun non verbal.
Menurut Mary Ellen Guffey dan Dana Loewy, komunikasi bisnis adalah tahapan pengiriman dan penerimaan pesan yang terkait dengan pengaplikasian bahasa tertulis, lisan, dan non-verbal dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu.
Menurut Raymond V. Lesikar dan Marie E. Flatley, komunikasi bisnis adalah tahap-tahap pengiriman pesan yang mencakup informasi, ide, arahan, dan perasaan antara dua individu atau lebih dalam lingkungan bisnis.
Menurut Kitty O. Locker dan Stephen Kyo Kaczmarek, komunikasi bisnis adalah proses penyampaian informasi berupa pesan yang terkait dengan seleksi, organisasi, dan pemaparan informasi yang sesuai dan bermakna untuk mencapai sasaran bisnis tertentu.

B. Fungsi Komunikasi Bisnis

Berikut ini beberapa jenis komunikasi bisnis antara lain.

1. Informasi

Komunikasi bisnis memiliki fungsi untuk mengirim informasi dalam organisasi. Fungsi ini mencakup berbagai data, fakta, statistik, dan informasi terkait lainnya yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang sesuai. Informasi ini berhubungan dengan pendekatan bisnis, kinerja keuangan, dinamika pasar, perubahan kebijakan, proyek baru, dan lain sebagainya.

2. Pengarahan

Komunikasi bisnis diterapkan untuk mengarahkan tindakan seseorang maupun kelompok dalam mendapatkan sasaran organisasi. Hal tersebut dilakukan melalui arahan, panduan, pemberian tugas, dan komunikasi dalam keseharian. Dengan terwujud komunikasi yang tepat sasaran, pengelola bisa memberikan instruksi yang jelas kepada staf pegawai, mengatur pekerjaan, dan memberikan kejelasan bahwa segenap individu bergerak ke arah yang sama.

3. Motivasi

Komunikasi bisnis memiliki fungsi untuk memberikan semangat kepada staf pegawai dan membentuk lingkungan kerja yang positif. Komunikasi yang sangat bagus dapat memberikan masukan positif, apresiasi, pengakuan, dan penghargaan kepada staf pegawai yang menunaikan pekerjaan dengan baik. Dengan adanya hal tersebut tentunya dapat mendorong peningkatan kepuasan kerja, kesetiaan, dan kinerja satf pegawai secara menyeluruh.

4. Jalinan Konsumen

Komunikasi bisnis berperan penting dalam membentuk dan menjaga jalinan dengan konsumen. Dengan adanya komunikasi yang tepat, perusahaan dapat mengetahui dengan baik kebutuhan konsumen, memberikan layanan yang sesuai, menerangkan barang maupun jasa, merespons pertanyaan atau pengaduan, membentuk kepercayaan dan kesetiaan konsumen.

5. Hubungan dengan Stakeholder

Komunikasi bisnis juga penting dalam mewujudkan dan memelihara hubungan baik dengan stakeholder lain layaknya rekan bisnis, pemilik modal, pemerintah, dan khalayak umum. Komunikasi yang terbuka dan jelas dapat meningkatkan kepercayaan, menanggulangi pertentangan, dan memperkuat kemitraan yang sama-sama mendatangkan keuntungan.

6. Pengelolaan Perubahan

Komunikasi menjadi kunci penting dalam melakukan pengelolaan perubahan pada lingkup organisasi. Saat perusahaan mengalami pergeseran strategis, penataan kembali, maupun penerapan teknologi baru, komunikasi yang tepat mampu memperkecil daya tahan terhadap perubahan, memaparkan alasan mengenai perubahan, dan membina staf pegawai untuk perubahan di masa depan.

7. Citra Merek dan Pemasaran

Komunikasi bisnis juga berfungsi dalam mewujudkan citra merek dan mempromosikan barang serta jasa perusahaan. Dengan adanya informasi pemasaran, iklan, program promosi, dan komunikasi publik lainnya, maka perusahaan dapat mengakses segmen pasar, menaikkan tingkat kesadaran merek, dan membangun tanggapan positif dalam pandangan pelanggan.

C. Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis

Ruang lingkup komunikasi bisnis mencakup aspek-aspek yang ikut ambil bagian dalam pertukaran informasi dan buah pikiran antara seseorang dan lembaga bisnis dalam konteks organisasi. Komunikasi bisnis meliputi segenap bentuk komunikasi yang muncul di dalam maupun di luar badan usaha layaknya perusahaan, entah itu secara internal antara anggota tim atau unit, maupun eksternal dengan konsumen, rekan bisnis, distributor, dan stakeholder lainnya. Berikut ini sejumlah faktor penting yang membentuk ruang lingkup komunikasi bisnis antara lain.

1. Komunikasi Internal

Komunikasi internal meliputi komunikasi di antara anggota tim, unit, dan tingkatan hierarki yang berlainan pada lingkup organisasi. Selain itu, komunikasi internal tidak lepas hubungannya dengan pertemuan tim, email, memo, papan pengumuman, media cetak perusahaan, intranet, maupun media kolaborasi online lainnya. Sasaran dari komunikasi internal ialah untuk berbagi informasi, koordinasi tugas, membuat keputusan dan mendorong budaya kerja yang baik.

2. Komunikasi Eksternal

Dalam komunikasi eksternal diperlukan komunikasi antara perusahaan dengan pihak luar layaknya konsumen, rekan bisnis, distributor, stakeholder, dan khalayak umum. Bentuk komunikasi eksternal bisa meliputi email, telepon, pertemuan langsung, presentasi, konferensi, media sosial, situs web, publikasi dan iklan. Sasaran dari komunikasi eksternal ialah untuk membentuk jalinan yang baik dengan pihak luar, mempromosikan barang maupun jasa, menanggulangi persoalan konsumen, dan mendapatkan masukan dari pasar.

3. Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal sendiri meliputi segenap bentuk komunikasi yang terkait dengan penggunaan lisan. Contohnya saja ialah percakapan tatap muka, rapat, presentasi, maupun panggilan telepon. Dengan adanya komunikasi ini diharapkan dapat menciptakan kemudahan bagi penerima pesan untuk mendapatkan konteks suara, intonasi, dan raut wajah yang bisa memberikan pengaruhan pada pemahaman maupun penafsiran pesan.

4. Komunikasi Tertulis

Dalam komunikasi tertulis sendiri tidak lepas dengan penggunaan tulisan berupa email, memo, laporan, dokumen, maupun surat. Komunikasi ini memberikan transparansi, dokumentasi, dan kesempatan untuk merumuskan pesan dengan cermat sebelum dikomunikasikan. Akan tetapi, pada lingkup komunikasi tertulis, mesti mencermati tata bahasa yang baik, eksplisit, dan gaya penulisan supaya pesan bisa dimengerti dengan saksama oleh penerima pesan.

5. Komunikasi Non-Verbal

Komunikasi Non-Verbal meliputi segenap bentuk komunikasi tidak memakai kata-kata, namun menggunakan ekspresi wajah, bahasa tubuh, kontak mata dan kode isyarat. Komunikasi ini mampu memberikan pengaruh yang terkait dengan cara pesan diterima dan dimengerti oleh penerima pesan. Contohnya saja, bahasa tubuh yang baik dan kontak mata yang kuat tentunya menggambarkan keyakinan dan kepercayaan diri, adapun bahasa tubuh yang tertutup dan minimnya kontak mata tentunya menyatakan ketidakpastian maupun ketidaknyamanan.

6. Komunikasi Teknologi

Di era digital terkini,teknologi berperan penting dalam komunikasi bisnis. Komunikasi teknologi meliputi penngaplikasian email, pesan instan, media kolaborasi online, konferensi vidio, media sosial, dan instrumen-instrumen komunikasi digital lainnya. Dengan adanya adanya komunikasi teknologi diharapkan mendapatkan akses cepat, pengiriman pesan yang tepat guna, dan kerja sama jarak jauh di antara individu maupun tim yang terpisah wilayah.

7. Komunikasi Krisis

Terkait dengan komunikasi bisnis diperlukan juga penanggulangan komunikasi ketika muncul keadaan darurat. Dalam komunikasi krisis sendiri tidak lepas dengan pengelolaan komunikasi dengan pihak-pihak yang bersangkutan, termasuk konsumen, staf pegawai, media, pemerintah, dan khalayak umum. Penting sekali untuk memberitahukan informasi yang benar, eksplisit, dan cepat dalam keadaan darurat dalam rangka mengelola citra perusahan dan membangun kepercayaan.

Demikian penjelasan komunikasi bisnis: pengertian, fungsi, dan ruang lingkup. Semoga bermanfaat untuk semua yang membaca postingan ini.

Referensi:

Thian, Alexander. 2021. Komunikasi Bisnis. Penerbit Andi. Yogyakarta.