Administrasi Perkantoran: Pengertian, Tugas, dan Ruang Lingkup

Daftar Isi

Administrasi Perkantoran adalah sekumpulan tugas dan peran yang penting untuk menunjang efektivitas kerja organisasi atau perusahaan. Administrasi Perkantoran mencakup tugas-tugas penting seperti menangani surat-menyurat, arsip, dokumen, dan penyediaan layanan umum, termasuk pemeliharaan kantor dan perlengkapan.

Sukses dalam administrasi perkantoran memerlukan kecakapan dalam mengorganisir, mengatur waktu, dan bekerja dengan teliti. Di era digital ini, administrasi perkantoran tak lagi sekadar urusan kertas dan pena. Kini, teknologi informasi menjelma menjadi roda penggerak utama, mengantarkan administrasi perkantoran ke level yang lebih modern dan efisien.

A. Pengertian Administrasi Perkantoran

Berikut ini beberapa pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli antara lain.

• Menurut The Liang Gie, administrasi perkantoran adalah suatu proses terencana yang mencakup penyusunan, pengarahan, dan pengawasan berbagai kegiatan kantor guna mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan.
• Menurut Sondang P. Siagian, administrasi perkantoran adalah suatu fungsi yang berperan dalam menyelenggarakan kegiatan perkantoran secara terencana, meliputi perencanaan, pengendalian, dan pengarahan, demi mewujudkan tujuan.
• Menurut Arthur Granger, administrasi perkantoran adalah pengelolaan terstruktur dan terencana atas pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
• Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi perkantoran adalah penyelenggaraan terstruktur kegiatan perkantoran yang mencakup perencanaan dan pengawasan pekerjaan untuk mencapai tujuan.
• Menurut Moekijat, administrasi perkantoran adalah pengelolaan sistematis data dan informasi dalam organisasi untuk mendukung kegiatan operasional.

 

B. Tugas Administrasi Perkantoran

Berikut ini beberapa tugas dari administrasi perkantoran antara lain.

1. Mengelola Dokumen

Strategi pengelolaan dokumen yang efektif menunjang kelancaran operasi bisnis dan memastikan keamanan data. Administrasi memelihara sistem penyimpanan dokumen yang efisien untuk memudahkan penemuan dokumen saat dibutuhkan. Jenis dokumen yang diarsipkan termasuk surat masuk dan keluar, memo internal, laporan keuangan, dan beragam dokumen lainnya. Tata kelola dokumen yang terstruktur melindungi informasi sensitif dan memudahkan akses dokumen. 

2. Mengatur Jadwal dan Agenda

Mengatur jadwal dan agenda termasuk tugas penting lainnya yang harus dilaksanakan. Tugas ini mencakup penyusunan jadwal rapat, pertemuan, dan janji temu. Informasi mengenai waktu, tempat, dan topik kegiatan harus disampaikan dengan jelas kepada semua pihak yang terlibat. Di sisi lain, bagian administrasi bertugas memberikan notifikasi kepada pimpinan dan staf mengenai jadwal yang telah ditentukan.

3. Mengelola Keuangan

Bagian administrasi perkantoran turut berkontribusi dalam mengelola keuangan, meliputi pendataan transaksi, mengatur kas kecil, menyelesaikan pembayaran, dan membuat laporan keuangan. Akurasi dan ketepatan waktu dalam pencatatan transaksi harus diutamakan. Penting bagi administrasi untuk mengawasi dan memantau pengeluaran agar tidak melebihi anggaran yang telah direncanakan.

4. Mengelola Sumber Daya Manusia

Proses rekrutmen, pelatihan, pengembangan, dan penilaian kinerja karyawan merupakan bagian penting dari tugas ini. Administrasi perkantoran bersinergi dengan tim terkait dalam pelaksanaan proses seleksi karyawan agar sesuai dengan standar perusahaan. Tidak hanya itu, keterlibatan berbagai pihak diperlukan untuk menyusun pelatihan dan pengembangan agar dapat meningkatkan keahlian maupun wawasan.

5. Mengelola Inventaris Kantor

Aktivitas pengelolaan inventaris kantor meliputi pencatatan, pengadaan, dan pendistribusian perlengkapan kantor seperti alat tulis maupun perangkat elektronik. Administrasi harus mengurus ketersediaan dan kondisi perlengkapan kantor agar menunjang kelancaran kegiatan operasional. Penyimpanan dan pemeliharaan inventaris harus dilakukan dengan baik untuk menghindari kekurangan maupun kerusakan barang.

6. Melayani Pelanggan

Administrasi perkantoran berperan sebagai penghubung awal antara perusahaan dengan pelanggan dan klien. Sikap ramah dan profesional harus ditunjukkan dalam melayani pelanggan, baik melalui telepon, email, maupun tatap muka. Pelanggan mendapatkan layanan berupa jawaban atas pertanyaan, solusi atas keluhan, dan informasi yang dibutuhkan. Kepuasan pengguna atas layanan yang baik dapat meningkatkan citra perusahaan dan menjalin hubungan positif dengan mitra.

7. Mengelola Teknologi Informasi

Pengelolaan sistem dan teknologi informasi di kantor juga menjadi tanggung jawab administrasi. Tugas dalam pengelolaan sistem dan teknologi informasi meliputi pemeliharaan perangkat keras maupun perangkat lunak, pengaturan akses pengguna, dan menjaga keamanan data. Kerjasama dengan pihak terkait diperlukan untuk menangani kendala teknis dan menjaga kelancaran sistem.

8. Mengelola Komunikasi Internal dan Eksternal

Administrasi perkantoran berperan dalam mengelola komunikasi internal dan eksternal. Diperlukan kejelasan dan ketepatan waktu dalam menyampaikan informasi penting kepada seluruh karyawan. Penyampaian informasi yang efektif melalui laporan, berita, maupun pengumuman kepada pihak eksternal seperti pelanggan dan pemasok dapat meningkatkan citra perusahaan.

9. Menyusun Laporan

Salah satu tanggung jawab administrasi adalah menyusun laporan. Jenis laporan yang termasuk dalam kategori ini adalah laporan keuangan, laporan kegiatan, dan laporan evaluasi kinerja. Akurasi dan ketepatan waktu penyampaian laporan kepada pihak yang berkepentingan harus menjadi perhatian utama administrasi. Semantara itu, analisis data dan informasi dalam laporan bermanfaat untuk pengambilan keputusan yang cermat.

10. Melakukan Koordinasi Kegiatan Kantor

Koordinasi berbagai kegiatan kantor mencakup acara, seminar, dan pelatihan. Administrasi bertanggung jawab atas kelancaran semua persiapan. Hal ini pemesanan tempat, penyediaan makanan dan minuman, hingga logistik. Dengan koordinasi yang terencana, acara dapat terlaksana dengan lancar dan mencapai hasil yang diharapkan.

C. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran meliputi serangkaian kegiatan dan prosedur yang dirancang untuk menunjang kelancaran operasional harian agar tercapai tujuan organisasi. Ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari beberapa aspek penting, yaitu manajemen dokumen, pengelolaan waktu, manajemen sumber daya manusia, dan komunikasi internal maupun eksternal. Manajemen dokumen mencakup penyimpanan, pengarsipan, dan pemeliharaan catatan kantor yang penting untuk menunjang kelancaran akses dan pengelolaan informasi. Pengelolaan waktu yang efektif meliputi perencanaan kegiatan, pengaturan rapat yang efisien, dan pengawasan terhadap penyelesaian tugas-tugas kantor agar semua pekerjaan terselesaikan sesuai rencana.

Di sisi lain,pengelolaan sumber daya manusia dalam administrasi perkantoran mencakup pengembangan karyawan melalui pelatihan dan pengembangan, serta perumusan kebijakan dan program untuk meningkatkan kinerja maupun kesejahteraan karyawan. Administrasi perkantoran juga berperan penting dalam komunikasi internal dan eksternal, meliputi korespondensi, penyusunan laporan, dan interaksi dengan klien. 

Untuk menunjang kelancaran aktivitas perkantoran, diperlukan individu dengan keterampilan komunikasi yang baik, kemampuan organisasi yang kuat, dan pengetahuan teknologi yang memadai. Administrasi perkantoran menjadi kunci dalam mewujudkan lingkungan kerja yang produktif dan efisien, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

Demikian penjelasan tentang administrasi perkantoran: pengertian, tugas, dan ruang lingkup. Semoga bermanfaat untuk semua yang membaca postingan ini.

Referensi:
 

Rosalin, Sovia., Rahayu, Karisma Sri., Utami, Rachma Bhakti., Edityastono, Lintang., Yuliawan, Rahmat. 2022. Administrasi Perkantoran Berbasis Teknologi Informasi. UB Press. Malang.